Effektivisera era möten

Hur ser du på dina möten – som ett nödvändigt ont eller ett värdefullt arbetsverktyg? Möten tar ofta upp en betydande del av arbetsveckan för dig som chef. Är det läge att effektivisera?

Att vara mötesordförande är något de flesta inte har utbildning i, men som chef är det ändå något du förväntas kunna. Det finns oftast förbättringar att göra och här hittar du handfasta tips för hur du effektiviserar möten i din organisation.

Olika mötesformer
Det finns olika typer av möten. I handboken Praktiskt Ledarskap delas de in enligt nedan:

Informationsmöte

Här sker ofta envägsinformation. Budskapet kan hjälpas av några PowerPoint-bilder som tydliggör. För att säkerställa att informationen har gått fram och att alla vågar ställa eventuella frågor kan du låta deltagarna diskutera i mindre grupper.

Avstämningsmöte
Här är tanken att ni sammanställer hur långt ni har kommit i ert projekt och vad ni bör jobba med framöver. För att undvika att avstämningsmötena blir långa och att samma gamla punkter tas upp gång på gång kan man hålla mötet med deltagarna stående. Det hjälper till att hålla mötestiden kort och deltagarna alerta.

Arbetsmöte
Under dessa möten görs jobbet av deltagarna under mötets gång. Att brainstorma eller ta fram nya mål är exempel på vad som kan ske på ett arbetsmöte. Här är det extra viktigt att se till att alla är delaktiga och att inte bara ett fåtal kommer till tals.

Beslutsmöte
Här är det viktigt att tydligt informera innan mötet vad det ska fattas beslut om och hur beslutet ska fattas.

Ett möte kan innehålla flera av dessa delar. Kommunicera gärna vilken typ av möte du bjuder in till.

Att tänka på innan du skickar mötesinbjudan
Se över följande punkter innan du skickar ut mötesinbjudan:
1. Incitament
Vad engagerar dig? Vad har du som möteshållare för incitament till att hålla i mötet? Och vilken sporre finns för deltagarna till att bidra till mötet?
2. Kravspecifikation
Varför hålls mötet? Vad ska det innehålla det? Vilket resultat förväntar ni er att uppnå med mötet?
3. Konsekvensanalys
Vad händer om du inte tagit reda på svaren på de två punkterna ovan? Hur värdefullt blir ett möte utan vare sig incitament eller kravspecifikation? När du har hittat svaren på dessa frågor kan du gå vidare in på detaljerna med ditt möte.

Maximera mötet med rätt förberedelser
För att ett möte ska bli så värdefullt som möjligt krävs förberedelse. Mötesordföranden ska givetvis vara påläst, men även deltagarna ska veta vad som förväntas av dem inför mötet. Med en agenda som skickas ut i god tid ges möjlighet för de inbjudna att redan innan fundera över det som ska tas upp och varför mötet är relevant för just dem.

Se över lokalen som mötet ska hållas i. Vilken typ av möblering passar bäst för mötets syfte? Skolsittning, biosittning, stående eller små grupper? Har alla fått agenda i god tid innan mötet och vet de vad de behöver förbereda? Finns agendan utskriven och synlig under mötet så att alla kan följa med?

Ska ni använda projektor eller dator? Kontrollera att all teknik fungerar innan mötet startar så spar du tid. Och se till att hålla tiden! Mötet ska starta på utsatt tid och syftet göras klart i den inledande fasen. Alla ska veta varför de är där och vad mötet ska leda till.

När mötet närmar sig slutet – sammanfatta vad ni har kommit fram till och hur ni går vidare med resultatet. Meddela vem som ansvarar för vad till nästa möte.

Om intresset falnar …
Vad ska du göra om du märker att deltagarnas koncentration sjunker? Det finns flera grepp att ta till. Ställ gärna frågor. Låt deltagarna diskutera i mindre grupper för att sedan redovisa för den stora gruppen. I handboken Strategi & Ledarskap betonas också vikten av att som mötesordförande hjälpa deltagarna att komma till sin rätt. Tona ner den snacksalige och lyft fram den tystlåtne. Låt alla komma till tals.

Låt gärna mötesdeltagarna presentera punkter på agendan, väl förberedda naturligtvis. Ju fler som är engagerade från början desto lättare att hålla fokus. Ta en bensträckare vid behov eller öppna ett fönster.

Om diskussionerna på mötet far iväg från ämnet, men du känner att det är viktigt för medarbetarna att få prata om detta, för upp punkten på agendan för kommande möte. Visa att du tar till dig och inte släpper problemet, men att detta inte är rätt forum. Håll fokus på anledningen till just det här mötet.

Rensa i möteskalendern
Har ni många informationsmöten i din organisation? Kanske kan vissa bytas ut mot andra kanaler som intranät, interntidning eller nyhetsbrev? Se noga över vilka deltagare som är med på mötena och vilka möten du själv förväntas delta i. Är detta något som det faktiskt är värdefullt för dig att vara med på? Ställ in eller tacka nej till onödiga möten som tar dyrbar tid från annat.

Snabbtesta möteskulturen i ditt företag
I handboken Praktiskt ledarskap finns ett snabbtest som du kan göra för att få en överblick över möteskulturen i ditt företag. Har du svarat ja på färre än 7 påståenden finns det anledning att jobba med möteskulturen på ditt företag.

1. Syfte och förväntat resultat av mötet finns oftast beskrivet i inbjudan.
2. Möten startar alltid på utsatt tid.
3. Vi stämmer av mötets syfte, förväntat resultat och hur vi tillsammans ska arbeta varje gång vi startar våra möten.
4. Mötesrummens möblering och utrustning stödjer en bra dialog.
5. Våra mötesledare är bra på att engagera deltagare och på att effektivt leda mot konkret resultat.
6. Deltagarna gör sitt bästa för att bidra.
7. Alla tillåts att komma till tals och säga sin mening.
8. Vi uppnår oftast förväntat resultat.
9. Det är tydligt för alla vad som beslutas.
10. Vi följer upp fattade beslut.

I handboken Strategi & Ledarskap hittar du ett flertal checklistor för hur du bör arbeta med möten före, under och efter. Du hittar också förslag på agendor för olika typer av möten, som arbetsmöte, informationsmöte, beslutsmöte och problemmöte.

Källa: Bonnier Ledarskapshandböcker, klicka här för mer information
Text: Johanna Engholm | BBP
Läs mer om hur du kan effektivisera ert mötesarbete (www.gr8meetings.se) här
Vill ni kunna mäta er möteseffektivitet? Läs mer här (www.3s.se)

Comments are closed.