Guiden till det perfekta mötet

Lisa Lipinska, mötesrådgivare på Scandic Triangeln, har lösningarna för det ultimata mötet inom organisationen. Här är hennes bästa råd.

Det inte enkelt att få till ett riktigt effektivt möte. Ungefär hälften av tiden är ineffektiv, trots att nio av tio chefer anser att möten är viktiga för företagets utveckling. Enligt Lisa Lipinska måste man investera tid och kraft för att lyckas:

– Alla deltagare ska veta varför de ska på medverka, vad förväntningarna är på dem som individer och vad förväntningarna är på gruppen. När man arbetat ett tag med sina möten ser man att tiden som man investerar i planering och förberedelse ger resultat. I slutändan handlar det om att tjäna pengar och må bra. Dåliga möten är ett stort läckage, säger hon.
meeting
I rollen som mötesrådigvare har Lisa Lipinska sett flera exempel där företag kan uppnå väldigt goda resultat genom att utveckla sina möten:
– Ett lyckat möte är ett effektivt möte där människor når sina mål. Och för att nå dit krävs många bitar, från att man investerar tid i förberedelserna till att vara tydlig med förutsättningarna. Då blir det också roligt att mötas, säger hon.

Mötesrådgivarens bästa tips:

Före mötet:
– Fundera över varför mötet behövs och vilka som berörs.
– Skriv en agenda och bestäm plats.
– Var tydlig i inbjudan över syfte, plats, tid och deltagare.

Under mötet:
– Se till att mobiltelefoner och datorer får vila, lägg dem på en speciell plats vid behov.
– Ha pauser för toabesök och ”kontakt med omvärlden”.
– Avbryt inte kollegor som talar. Alla pratar inte lika snabbt men alla ska komma till tals.
– Ha ståbord i lokalen redo. Variation är bra och att stå ibland ökar blodcirkulationen.
– Respektera tider, mötets regler och var snäll. Hälsa på alla i början av mötet.

Bryt isen:
– Skicka ut personliga beskrivningar om varje deltagare innan mötet, det sänker tröskeln och får igång kontakten.
– En extern gäst kan höja energin rejält i gruppen.
– Att som mötets ledare visa upp en svaghet är ett bra sätt att få deltagarna att släppa prestigen.
– Överraska i mötets struktur. Ett enkelt sätt är att möblera om så att alla sitter i en cirkel istället för klassiska rader.

Källa: DI.se, augusti 2016
Länk
Läs här om hur G8 Meetings kan hjälpa Dig utveckla era möten

Comments are closed.