Alla borde kunna tacka nej till jobbmöten för att bli mer effektiva

Teslas ägare Elon Musk, uppmanade nyligen bolagets anställda att lämna eller undvika möten som inte tillför något värde. Enligt Micke Darmell, mötesexpert är 50 procent av alla möten som hålls onödiga.
– Det finns en enorm potential till att förbättra möten, säger han.

Att hålla ett möte kräver en hel del tid och planering. Målet med ett möte är att leda organisationen framåt och därför är det viktigt att mötet har ett tydligt syfte. Varför har det anordnats?
– Syftet ska skapa en känsla av att du ska kunna bidra. För att vi människor ska känna oss motiverade behöver man ha ett tydligt mål, säger Micke Darmell, som arbetar på företaget Gr8meetings.


Många företag har en tendens att samla ihop all sin personal för att hålla personal- eller informationsmöten som går ut på att mata ut fakta. Detta är ett vanligt fel, menar Micke Darmell, och det tar ofta onödig tid från annat arbete.
– Alla måste närvara men cheferna låter ingen vara med och delta i utvecklingen. Det är slöseri med tid och slöseri med idéer. Man tänker bättre tillsammans än när man själv tänker ut det. Delaktighet är nyckeln till ett mycket bra möte.

För att kunna ha bra möten krävs en god möteskultur och det är viktigt att från början säkerställa spelregler. Enligt Sylvia Nylin, vd för Svenska möten ska dessa spelregler gå ut på hur man håller i ett möte och hur man ska göra när man närvarar på möten. Alla ska vara medvetna om spelreglerna och som ansvarig eller chef ska man kunna leda som exempel.
– Börja mötet i god tid, ibland behöver man boka in tiden men man kan återkomma med syfte, mål och agenda. Syfte och mål brukar jag kalla för ’mötets heliga graal’ det är där man börjar skapa effektiviteten av mötet.

Att få fram syftet till ett möte kan vara svårare än vad man tror, säger Sylvia Nylin. Därför rekommenderar hon att man frågar sig själv vad syftet med mötet är och att man gör det flera gånger.
– Lägger man tid på det så blir man duktigare och duktigare, och snabbare och snabbare för varje gång, säger hon.

Man ska även tänka ut vad för typ material som man skickar ut och be alla deltagare att förbereda sig ordentligt inför mötet. Där har även mötesdeltagarna ett ansvar. Blir man till exempel kallad till ett möte som man inte riktigt förstår varför man blir kallad till så kan man tacka nej. Då är det viktigt att man har bestämt att det går att tacka nej i organisationens spelregler.
– Har man kommit överens om att det är okej att göra det om man inte förstår varför man är inbjuden så blir det lättare att göra det. Eller så kan man gå tillbaka till den som bjudit in och fråga varför man har blivit inbjuden eftersom man inte vet vad man kan bidra med. Det kanske finns ett skäl som man kanske inte själv ser, säger hon.

Det snabbaste tipset på att få bättre möten är att ägna några minuter i slutet på varje möte och ställa en enda fråga: Vad kan vi göra bättre till nästa gång?
– Man behöver inte ta upp det som inte har funkat, det brukar vara rätt uppenbart ändå. Gör man de här sakerna så kommer man snabbt kunna förbättra sin arbetskultur på arbetsplatsen.

Tips för bättre möten
– Boka mötet i god tid
– Ange agendan
– Tala om syfte och mål för mötet
– Skicka ut material så att alla deltagare kan förbereda sig ordentligt
– Den som inte förstår varför den ska delta bör ha rätt att tacka nej till mötet
– Ägna några minuter i slutet av mötet till att summera: Vad kan vi göra bättre nästa gång?

Källa: DN.se, 21 maj 2018
Länk

Leave a Reply