Aktivitetsbaserade kontor – hur påverkas vi av att ha en fast plats på jobbet?

I stället för att sitta i egna kontorsrum, eller i ett traditionellt öppet kontorslandskap, är en aktivitetsbaserad arbetsplats uppbyggd på ett annat sätt. Här har man ingen fast plats, utan tanken är att man under dagen ska förflytta sig till den plats som är lämplig för den uppgift man ska utföra. De flesta arbetsplatserna ligger i en öppen kontorsmiljö, men det finns också tillgång till olika stödytor, som avskilda ytor för koncentrerat arbete och telefonsamtal och olika typer av mötesrum.

Hur anställda som flyttar från kontor med egna rum, cellkontor, till ett aktivitetsbaserat kontor sedan trivs beror till stor del på deras arbetsuppgifter. Det visar en ny rapport av forskare vid Umeå universitet, finansierad av Afa Försäkring.
Studien omfattade omkring 400 personer som flyttade antingen till aktivitetsbaserat kontor eller till andra cellkontor. Av dem följdes också 215 personer fram till 18 månader efter flytt.

Enkäter, observationer och intervjuer användes för att undersöka effekter på arbetsmiljö, upplevd produktivitet och hälsa.
Det visade sig att de som trivdes bäst i den nya miljön var chefer och anställda med arbetsuppgifter som krävde mer kommunikation och interaktion.
– De upplevde att det blev enklare att samarbeta mellan olika enheter, berättar Lisbeth Slunga Järvholm, docent vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin vid Umeå universitet, som har varit projektledare för studien.
De som däremot arbetade med koncentrationskrävande uppgifter trivdes inte alls lika bra. Personer som tidigare haft besvär med långvarig stress eller psykisk ohälsa av olika slag uppgav också att de trivdes mindre bra på det nya kontoret.
– Det viktigaste vi kom fram till är att det aktivitetsbaserade kontoret verkar fungera olika bra för olika personer, beroende på vad man arbetar med. I en kommun finns det ju så många olika typer av verksamheter och arbetsuppgifter, säger Lisbeth Slunga Järvholm.
Lisbeth Slunga Järvholm projektledde studien av hur tjänstemän trivs i det nya aktivitetsbaserade kontoret.”>Lisbeth Slunga Järvholm projektledde studien av hur tjänstemän trivs i det nya aktivitetsbaserade kontoret. Foto: Tohr Nilsson
Men många tyckte att det var stimulerande att jobba i en sådan miljö, berättar Lisbeth Slunga Järvholm.
– Det händer mer, man träffar fler människor och det är lättare med spontana möten för idéer och snabb problemlösning. De upplevde det helt enkelt mer dynamiskt, säger hon.

Å andra sidan uppgav de som inte var lika nöjda att de stördes mer än tidigare, framför allt av ljud och tal.
– Då upplever man att jobbet inte fungerar lika smidigt.
Ljud och koncentration är något som det forskats på tidigare. Bland annat har man kommit fram till att plötsliga ljud, som en telefon som ringer eller att man tydligt hör andra personer prata, lättare bryter koncentrationen än det frekventa bullret från till exempel ett fläktsystem.
Helena Jahncke är doktor i psykologi och arbetar som forskare vid Högskolan i Gävle. Hon har i flera studier undersökt hur man påverkas av att arbeta i olika typer av kontor.
Under en tid har hon följt Trafikverkets flytt från cellkontor och öppna kontorslandskap till fyra olika aktivitetsbaserade kontor. Studien är ännu inte publicerad, men hon ser några preliminära resultat.
– Vi ser stora skillnader i resultaten. Inom samma organisation kan kontoren se olika ut och fungera olika bra för de som jobbar där. Det finns inte bara ett aktivitetsbaserat koncept, de kan utformas olika, säger hon.

När man nu analyserar resultaten, verkar det som att det har betydelse vilken typ av kontor man flyttat från.
– De som kommer från cellkontor verkar uppleva en större försämring än de som kommer från öppna kontorslandskap. Och det kan man också förstå – det blir en större kontrast att flytta från ett eget rum än från ett öppet landskap, säger Helena Jahncke.
Eftersom ett aktivitetsbaserat kontor kan utformas på många olika sätt är det viktigt att ordentligt se över vilka behov som finns bland de anställda, menar Lisbeth Slunga Järvholm. Det handlar om fler aspekter än bara hur många platser av olika slag som behövs.
– Det är en process som kräver långvarig planering. Vid själva flytten är det mycket nytt – ta bara sådana saker som var man ska sitta, hur man hittar sina närmaste kollegor eller personer man behöver få tag på. Vem sätter reglerna på kontoret med flera olika verksamheter? Sådana frågor dyker upp, och är viktiga att hantera under tiden, säger hon.
Ofta missar man att ta reda på om det finns speciella behov hos medarbetarna, och det gör det alltid, enligt Lisbeth Slunga Järvholm.
– Det kan vara alltifrån psykiska besvär till tinnitus. Det är viktigt att vi skapar en miljö i arbetslivet där alla har chans att fungera på ett bra sätt. Då måste man kunna individualisera.
För många kan det fungera utmärkt att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor. För andra känns det jobbigt att inte ha en fast plats.
– Förändringen i sig kan också ha betydelse. Men utifrån de resultat vi fått tänker jag att man kan behöva vara öppen för ännu mer blandade former av arbetsplatser på kontoret, säger Lisbeth Slunga Järvholm.
Helena Jahncke menar också att zonindelningen är viktig.
– Det behöver finnas rum för de arbeten som ska utföras. Meningen är ju att man ska kunna gå till olika rum och zoner beroende på vad man ska jobba med. Annars blir det svårt att lyckas anpassa kontoret för alla olika uppgifter, säger Helena Jahncke.

Källa: DN.se, 15 april 2018

Leave a Reply