Så blir du med effektiv! (undvik t.ex. svåra saker på eftermiddagen)

Börja inte dagen med att svara på e-post, slå vakt om den tid på dygnet då du är mest analytisk och undvik svåra saker på eftermiddagen. Daniel Pinks nya bok ”När” är en guide för den som inte är nöjd med att bara göra rätt saker på dagen, utan också vid rätt tid.

Hans röst låter lite tvekande i telefonen.
– Det här kanske är lite för mycket information för dina svenska läsare, men jag ska göra en koloskopi om några veckor, och självklart såg jag till att boka en tid klockan nio på förmiddagen.

Den som delar med sig av detta heter Daniel Pink och anledningen till att han är så entusiastisk över tiden för den synnerligen privata undersökningen är att han ägnat de senaste två åren till att läsa allt om vid vilka tider människan fungerar bäst. En av de saker han har tagit till sig är att läkare i större utsträckning gör misstag under eftermiddagen.

När en sådan som Daniel Pink säger att han läst nästan allt, då är det mycket. Han är uppväxt i Washington, pluggade på ansedda Georgetown och har arbetat som talskrivare för vicepresidenten och senare presidentkandidaten Al Gore. (Och jodå, han gick bara en klass under nyutnämnda medlemmen i USA:s högsta domstol Brett Kavanaugh.)

Allt är sammanställt i boken ”När – vetenskapen om perfekt tajming” som kommer ut på svenska i början av november. Han vill att vi ska betrakta hans budskap inte som självhjälp utan som närhjälp.

För att man ska prioritera sin tid på bästa sätt gäller det inte längre att bara fundera ut vad man ska göra utan också när man borde göra det.

Och då pratar vi inte om almanackans när, utan dygnets när. Han har sammanfattat det mesta vetenskapen har att säga om när på dygnet du är mest effektiv, när du är som sämst och hur du bör justera ditt liv efter det. Han erkänner villigt att forskning saknas kring orsakerna till detta, men effekterna är däremot ytterst mätbara.

Han talar långsamt och eftertänksamt och han blir omedelbart vänligt inställd till DN:s reporter. För att vara helt säker på att intervjun med Pink ska bli optimal har DN:s reporter nämligen följt råden från hans bok. Intervjun sker på morgonen amerikansk tid (så intervjupersonen är analytisk), intervjuaren befinner sig på eftermiddagen svensk tid (så intervjuaren är öppen för nya idéer).

– Det är ideala förhållanden, säger Daniel Pink och övergår till sina råd.

1. Var lika noggrann med när du ska göra något som vad du ska göra.
– Det är mitt viktigaste råd till den som vill hantera sin tid bättre, säger Daniel Pink.

Inte nog med att de flesta är vassare på förmiddagen, dessutom är vi mer positiva. Det här vet vi eftersom forskarna Michael Macy och Scott Goulder har analyserat 500 miljoner tweets av 2.4 miljoner användare i 84 länder. Mönstret var likadant, oavsett var man bodde eller vilken kultur man levde i. Vi är mer positiva på morgonen, mindre positiva på eftermiddagen, men blev på allt bättre humör allt eftersom det blev kväll. En tidig topp, en dal och sedan en återgång. Helgerna visar ett lite annat mönster, där är allt förskjutet med ungefär två timmar, vilket forskarna tror beror på att människor går upp senare på helgerna.

Tweetsen kategoriserades utifrån vilken sorts ton det var i dem och det var avgjort så att de flesta av oss är mer negativa, mer retliga och – framför allt – mer stridslystna på eftermiddagen.

Daniel Pinks andra råd till oss som inte vill vara retliga i fel ögonblick och, kanske ännu viktigare, kreativa och konstruktiva i rätt ögonblick, låter enkelt, men är lite svårare att göra.

2. Hitta tiden när du fungerar som bäst och håll den helig.
Först behöver du alltså ta reda på när du fungerar som bäst och det gör du exempelvis genom att föra ett slags dagbok under en vecka. Säg åt din mobiltelefon att påminna dig varje timme och vid varje timme skriver du ner hur du mår och hur du känner dig. Efter en vecka borde du veta när du fungerar som bäst.

– Jag har min ”peak time”, min bästa tid, från klockan 8.30 på morgonen, säger Daniel Pink.

Strategin är då att se till att chefen inte drar in dig i ett meningslöst möte. Undvik att bli distraherad. Men din största fiende i detta är inte chefen eller arbetskamraterna, det är du själv. Det är nämligen lätt att använda sin mest kreativa tid till att göra saker som inte kräver din bästa tankeförmåga. Förutom att slösurfa på sociala medier finns en professionell fiende till din bästa tid: e-posten.

– Det är lätt att hamna i att man börjar besvara e-post under den tiden, för att det ger en känsla av att man åstadkommer något, när man betar av e-posten, säger Daniel Pink.

I själva verket är mycket av e-posten administrativa uppgifter som kan göras även när man är tröttare och på sämre humör. Ska du verkligen använda din mest konstruktiva tid för att hitta rätt tid för ett möte, eller svara på en enkät?

Administrativa uppgifter är bättre att göra under den dal, eller dip, som för de flesta av oss inträffar någon gång på eftermiddagen.

Men de flesta av oss har inte en sådan makt över vår egen tid. Analytiska saker kan behöva göras på eftermiddagen. Daniel Pink har system för det också.

– Jag bokar in pauser på eftermiddagen, säger han.

Under den tid som vi fungerar bäst kan vi vara koncentrerade i kanske en timme eller mer i sträck. (Det är förstås individuellt). Men på eftermiddagen har Pink löst det genom att ta tätare pauser. Nu jobbar han sällan mer än tjugofem minuter i taget innan han tar en paus, just för att kunna få eftermiddagen att fungera bättre.

Men vår minskande analytiska förmåga under eftermiddagen har en oväntad effekt på vår förmåga att lösa problem. Och det kallas för ”inspirationsparadoxen”. På morgnarna är de flesta av oss bättre på att hålla borta störande moment, på att koncentrera oss. Och det är bra för analytiskt arbete. Men när det gäller insikt – då är det andra regler som gäller. För somliga kommer insikten i duschen, för andra under löpturen, men gemensamt är att vi slappnar av, den där delen av oss som håller kontroll har slappnat av och – voilà – nya oväntade tankar kan slinka in. Inspirationsparadoxen är att innovation och kreativitet är som störst när vi inte är som bäst, eller i alla fall mest analytiska.

Förutom dessa råd har han stött på något annat i sin analys av hur vi förhåller oss till tiden och det spänner över ett betydligt större område: hela livet.

– Medelålderskrisen är en myt, säger Daniel Pink.

Han har hittat den vetenskapliga artikel som en gång gav upphov till uttrycket och säger att den är svag och att den knappast skulle kunna publiceras i dag. Det finns heller ingen vetenskaplig bevisning för att medelålderskrisen skulle existera. Kurvan på hur vi människor upplever våra liv går visserligen nedåt en aning i medelåldern, men det är en marginell minskning, säger han. Det finns inga belägg för att vi skulle krisa.

– Vi människor går igenom kriser hela tiden, men inte någon specifik kris i medelåldern.

Så om du nu följt råden om hur du ska lägga upp din dag, ägnat morgonen åt de svåraste sakerna och eftermiddagen åt de administrativa, då har du bara ett moment kvar: att gå hem.

3. Ta en minut innan du går hem från jobbet och sammanfatta vad du har åstadkommit.
Och naturligtvis har Daniel Pink letat upp hur man ska avsluta dagen på bästa sätt.

– Slutet är inte bara något som ska hända, utan ska tas på allvar. Ta någon minut, eller två, och skriv ner vad du har åstadkommit i dag, säger han.

En vanlig arbetsdag gör vi många olika saker och för många flyter allting ihop. Och då kan det vara svårt att känna att man åstadkommit något.

– Det enskilt bästa sättet att hålla den dagliga motivationen uppe på jobbet är, enligt en bra forskningsstudie, känslan av att ha gjort framsteg.

En annan sak som har visat sig effektivt är tacksamhet. Och det kan man åstadkomma genom att till exempel skicka tack-mejl det sista man gör till någon som har hjälpt en under dagen.

– Vad man vill åstadkomma är att sluta dagen med en positiv känsla.

Han tycker du ska ha en personlig ritual, varje dag vid arbetets slut, då du samlar tankarna, och påminner dig själv om allt du har fått uträttat under dagen.

Och om du har följt hans råd är det antagligen mer än det var förut.

Källa: DN.se, 27 november2018
Länk

Comments are closed.