Så minskar du stressen på jobbet

För mycket mejl, för många möten, för lite tid. Känns det bekant? I dag är besvär orsakat av stress och andra psykiska påfrestningar på jobbet vanligt. 

Struktören David Stiernholm har de senaste 15 åren hjälpt olika verksamheter att strukturera upp. Här är hans tips för att minska stressen på jobbet.

Pappershögarna är lägre, kontorslandskapen öppnare och mötena slukar allt mer arbetstid. Under åren som David Stiernholm varit verksam som struktör har han besökt hundratals arbetsplaster och lagt märke till ett antal saker som förändrats. Att vi i dag jobbar mer och mer digitalt är självklart men konsekvenserna är att inflödena blivit många fler än tidigare. 

– Det är inte bara inflöden av information utan även att kommunikation sker i många olika kanaler. Många jag träffar uttrycker att de behöver hjälp med att reda ut det här, hur ofta ska jag titta vad som skrivs och vad ska jag fokusera på? Många upplever att de blir avbrutna hela tiden, säger David Stiernholm.

David Stiernholm har lyckats strukturera upp sin egen arbetssituation så att han kan leva efter 37-15-4-metoden. Han jobbar 37 veckor om året, är ledig 15 veckor och jobbar bara fyra effektiva dagar i veckan för att kunna vara ledig på fredagar.
David Stiernholm har lyckats strukturera upp sin egen arbetssituation så att han kan leva efter 37-15-4-metoden. Han jobbar 37 veckor om året, är ledig 15 veckor och jobbar bara fyra effektiva dagar i veckan för att kunna vara ledig på fredagar. Foto: Nicklas Thegerström

Boken ”Förenkla på jobbet” riktar sig framför allt till verksamheter där anställda eller egenföretagare själva lägger upp sitt arbete. Det kan till exempel vara experter, forskare, skribenter och chefer. 

– I dag är folk mer hänvisade till sig själva. Många förväntas själva lägga upp sitt arbete och lära sig nya system utan att kanske riktigt fått förklarat för sig vad man ska ha det till. Det skapar stress.

I dag tar också möten allt mer tid av arbetsdagen. Så pass mycket att många inte riktigt hinner det de ska göra på sin övriga arbetstid. Det kan medföra att man får jobba över eller småjobbar hemma på kvällarna. Att planen för dagen spricker är också vanligt, liksom otydliga mål. Ambitiösa personer utför fler arbetsuppgifter än de förväntas. Det är mycket till dem boken riktar sig åt. 

– Men också personer i chefspositioner som är utsatta då många assistentjobb och andra stödfunktioner försvunnit. Det är klassiskt att mellanchefer blir klämda. De ska vara operativa och tillgängliga för sina medarbetare och samtidigt hålla huvudet ovanför vattenytan, arbeta strategiskt och genomföra det som kommer ovanifrån. Det är lika vanligt i näringsliv som i offentlig sektor. 

Lösningarna då? Det viktigaste menar David Stiernholm är att hitta roten till problemen för att kunna svara på frågan om varför någonting är så krångligt. 

– Idén är att om man hittar själva grundproblemet så löser man många fler aspekter och symptom än de man först tänkte att man skulle lösa. Det är ofta ganska få problem som ställer till det ganska mycket. 

En viktig faktor är tid och allt som ska hinnas med på arbetsdagen. David Stiernholm säger att många har ganska dålig uppfattning om hur lång tid en viss arbetsuppgift kommer ta och att många överskattar hur brådskandet vissa saker är. 

– Om man är ambitiös är det lätt att tänka okej, det är brådskande så jag måste släppa allt annat och göra det direkt. Du borde istället fråga chefen, när behöver du egentligen ha det klart? Och inte nöja sig med så ”snart som möjligt” för det kan betyda väldigt olika för olika personer. Bråttom är ett godtyckligt begrepp. 

Vad är svårigheterna? 

– Att vi gapar efter för mycket direkt. Börja med någonting väldigt avgränsat och försök förenkla det. Om du börjar med ett stort problem och du samtidigt är stressad och har för mycket att göra är det väldigt lätt att misslyckas. 

 

Läs mer: Pauser på jobbet gör dig mer effektiv 

David Stiernholms tre tips för struktur på jobbet

1. Hitta grundproblemet

Jag tar avstamp i klassiska kvalitetsförbättringsverktyg som utvecklades i Japan på 50-talet och som går ut på att man frågar sig själv fem gånger vad problemet är för att komma fram till själva grunden till varför det blir på ett visst sätt. 

2. Avsätt egentid 

När möten slukar mycket av arbetstiden är det viktigt att avsätta tid varje vecka för att bara jobba med sådant du måste göra men kanske sällan hinner. Det är okej att flytta på den tiden om något viktigt möte skulle bokas, men bara om du flyttar tiden till en annan dag den veckan. 

3. Kräv tydliga deadlines och mål 

Vet man inte riktigt när någonting som är brådskande egentligen måste vara klart är det lätt att stressa i onödan. Kräv en exakt tid av din chef för att få bättre koll på hur du ska prioritera och lägga upp din tid. Tydliga mål gör att du inte bränner ut dig genom att göra uppgifter som egentligen inte förväntas av dig. 



Källa: DN.se, 27 maj 2019
Länk till artikeln på DN.se

Comments are closed.