Så här jobbar du med flera bollar i luften

Många anställda förväntas kunna hålla flera bollar i luften, men forskningen är splittrad kring hur pass effektivt det är. Tålamodet ökar när vi gör flera saker samtidigt, men även risken för att begå misstag – visar ny forskning.

Mer än någonsin tidigare förväntas medarbetare hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Begreppet ”multitasking” blir allt vanligare. En förklaring är att vardagen blir mer kognitivt krävande. En bidragande faktor är digitaliseringen som gör att vi alltid är uppkopplade, enligt tidigare studier.

När hjärnan stressas av flera intryck, såsom olika arbetsuppgifter, slår den oftast om från förnuftighet till ett impulsivt beteende. Till exempel kan besluten då grunda sig på känslor.
– Om du gör flera saker samtidigt påverkar det hjärnan och därmed dina beslut, säger Hjördis Hardardottir, nydisputerad beteendeekonom från Lunds universitet.

Hon har utforskat hur våra långsiktiga beslut påverkas av att ha många bollar i luften. 151 studenter deltog i experimentet 2018. Deltagarna genomförde en rad uppgifter. Bland annat mättes deras tålamod, tidsuppfattning och kognitiva kapacitet.

Ju mer krävande mångsysslorna var desto mer ökade deras tålamod.
– Det är intressant eftersom man skulle kunna tänka sig att det fungerar tvärtom, säger Hjördis Hardardottir.
När svårighetsgraden stiger känns det som att tiden går fortare. Det leder till att tålamodet ökar.

När vi har många sysslor upplevs tiden som snabbare. Det medför även utmaningar, enligt Hjördis Hardardottirs experiment. Bland annat är risken större för misstag.

– Tålamodet ökar, men om personen är högt belastad begår den fler misstag. Det kan bero på att när mångsysslorna blir mer krävande blir det svårare att växla fokusen mellan de olika uppgifterna. Med sämre fokus blir misstagen fler, säger Hjördis Hardardottir.

Vissa arbetsuppgifter är mer lämpliga att göra samtidigt än andra. Till exempel sparar du tid om du tar det första jobbsamtalet på vägen till jobbet. Ett mindre bra exempel är om du gör två krävande uppgifter samtidigt. Till exempel om du pratar i telefonen och skriver på din uppsats på datorn.

Här behöver medarbetarna ta ställning till vad som är viktigast – tiden eller kvaliteten?

– Visst tjänar jag in tid om jag göra båda sakerna samtidigt. Däremot är jag mindre koncentrerad på samtalet. Den andra personen kan behöva upprepa sig och mina svar blir mindre utförliga, säger Torkel Klingberg.

Hur gör vi för att undvika det?
– Det finns flera sätt att multitaska på jobbet. Ett sätt är att växla mellan uppgifterna. Bestäm hur länge du ska sitta med uppgift A. Sätt ett klockslag då du ska övergå till uppgift B. Sedan återgår du till uppgift A.

Även arbetsmiljön kan spela en stor roll. Om anställda sitter i ett öppet kontorslandskap är risken större att de blir distraherade. Om det är möjligt kan det vara bättre att byta miljö eller förändra på den.

– En annan taktik är att du delar upp olika slags uppgifter. Du gör alla koncentrerade uppgifter på förmiddagen. Övriga uppgifter, såsom att prata i telefonen, gör du på eftermiddagen.

Comments are closed.